O Cegid Cloudware POS permite a comunicação dos elementos das faturas à Autoridade Tributária por uma das seguintes formas:
- Comunicação dos documentos em tempo real;
- Envio mensal automático do ficheiro SAF-T de faturação;
- Exportação e envio mensal manual do ficheiro SAF-T de faturação.
De relembrar que a comunicação das faturas deve ser efetuada até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão da fatura, de acordo com o n.º 2 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012.
Comunicação de documentos em tempo real
Ao ativar esta opção de comunicação, o Cegid Cloudware POS comunica cada documento de imediato, após a sua emissão e impressão.
Para que esta comunicação dos documentos possa ser realizada em tempo real, deve começar por criar um utilizador no Portal das Finanças, com as permissões necessárias à comunicação de documentos.
1. Criar utilizador no Portal das Finanças
Aceda ao Portal das Finanças e clique em Iniciar Sessão. Insira o NIF da empresa e a respetiva senha de acesso. Para concluir, clique em Autenticar.
No campo de pesquisa, coloque Gestão de Utilizadores e inicie a pesquisa. Em alternativa, clique aqui.
Aberta a página de resultados da pesquisa, na linha da Gestão de Utilizadores, clique em Aceder.
Na página de Gestão de Utilizadores, clique em Criar um Novo Utilizador.
Comece por preencher o nome do utilizador e definir a senha de acesso.
Caso pretenda permitir que o utilizador possa realizar operações através do telefone, como por exemplo a comunicação de documentos de transporte, ative a opção Permitir Acesso Telefónico e defina o Código de Acesso Telefónico.
Pode igualmente associar o contacto de e-mail do utilizador.
Na lista de operações autorizadas, no final da página, selecione:
- WDT - Comunicação de dados de Documentos de Transporte, caso pretenda que o utilizador tenha acesso às tarefas de comunicação das Guias de Transporte; e/ou
WFA - Comunicação de dados de faturas, caso pretenda que o utilizador tenha acesso às tarefas de comunicação das faturas e demais documentos de faturação.
Para concluir, clique em Submeter.
É criado um utilizador, que assume a forma [NIFdaEmpresa]/[NúmerodeOrdemdoUtilizador], como no exemplo 508767776/1.
2. Configurar o utilizador no Cegid Cloudware POS e ativar a comunicação em tempo real
De seguida, deve configurar o utilizador no Cegid Cloudware POS, seguindo a opção de menu Gestão > Autoridade Tributária > Configuração.
Aberta a página, clique em Configurar.
Preencha o utilizador e a senha de acesso que definiu no Portal das Finanças. Para concluir, clique em Gravar.
Por último, no separador Comunicação em Tempo Real, ative a opção Faturação.
O Cegid Cloudware POS passa a comunicar à Autoridade Tributária os seus documentos de faturação em tempo real, ficando imediatamente disponíveis para consulta no Portal e-fatura, evitando assim a necessidade de envio do ficheiro SAF-T mensalmente.
Pode igualmente ativar a opção Transportes, de forma a comunicar à Autoridade Tributária os documentos de transporte em tempo real, imprimindo o código gerado no documento emitido.
Ao ativar a opção de comunicação em tempo real da faturação, são automaticamente enviadas todas as faturas do mês corrente que já tenham sido emitidas.
Envio mensal automático do ficheiro SAF-T de faturação
Em alternativa à comunicação dos documentos em tempo real, pode optar pelo envio automático do ficheiro SAF-T de faturação mensalmente à Autoridade Tributária.
Ao ativar esta opção de comunicação, o Cegid Cloudware POS valida e envia todos os meses, de forma automática, o ficheiro SAF-T de faturação. Este envio é realizado entre os dias 1 e 5 de cada mês, utilizando as permissões de um utilizador previamente criado no Portal das Finanças.
Caso pretenda criar um utilizador no Portal das Finanças com permissões para a comunicação de documentos, consulte as instruções no início deste artigo ou clique aqui.
De seguida, deve configurar o utilizador no Cegid Cloudware POS, seguindo a opção de menu Gestão > Autoridade Tributária > Configuração.
Aberta a página, clique em Configurar.
Preencha o utilizador e a senha de acesso que definiu no Portal das Finanças. Para concluir, clique em Gravar.
Por último, no separador Ficheiro SAF-T Mensal, ative a opção Envio Automático.
O Cegid Cloudware POS passa a enviar mensalmente, de forma automática, o ficheiro SAF-T de faturação, pelo que não tem que se preocupar em enviá-lo manualmente no Portal das Finanças. Receberá um e-mail sempre que a entrega automática seja efetuada.
Ao ativar a opção de envio automático do ficheiro SAF-T de faturação mensalmente, recebe um e-mail sempre que a entrega automática do ficheiro no Portal e-fatura seja efetuada.
Exportação e envio mensal manual do ficheiro SAF-T de faturação
Em alternativa às duas formas de comunicação automáticas acima apresentadas, pode optar pela exportação do ficheiro SAF-T de faturação do Cegid Cloudware POS e submissão manual do ficheiro no Portal e-fatura.
De ressalvar que, sendo esta forma de comunicação manual e, portanto totalmente dependente da sua intervenção, deve proceder à comunicação do ficheiro SAF-T até ao dia 5 do mês seguinte ao qual respeita.
1. Exportar o ficheiro SAF-T de faturação do Cegid Cloudware POS
Deve começar por exportar o ficheiro SAF-T de faturação do Cegid Cloudware POS, seguindo a opção de menu Gestão > Autoridade Tributária > SAF-T e clicar no botão Exportar.
Aberta a página de exportação do ficheiro, deve selecionar o ano e o mês pretendido e selecionar uma das ações disponíveis.
A opção Descarregar SAF-T faz o download do ficheiro SAF-T de faturação para o seu computador.
A opção Enviar SAF-T diretamente para a AT permite a submissão do ficheiro SAF-T de faturação à Autoridade, sendo requerida a introdução dos dados do utilizador com acesso ao Portal das Finanças.
A opção Enviar SAF-T para um email envia o ficheiro SAF-T de faturação para o endereço de e-mail introduzido.
2. Submeter o ficheiro SAF-T de faturação no Portal e-fatura
Para submeter o ficheiro SAF-T de faturação, deve aceder ao Portal e-fatura e seguir a opção de menu Faturas > Comerciante > Enviar Ficheiro.
Aberta a página de envio, seleciona o ano e o mês e carrega o ficheiro SAF-T, clicando no botão Abrir.
Pode validar o ficheiro, clicando no botão Validar. Clique em Submeter, para enviar o ficheiro para a Autoridade Tributária.
Para a submissão do ficheiro a partir desta página é necessário utilizar um browser compatível (Internet Explorer) e ter instalado o Java.
As três formas de comunicação das faturas apresentadas são válidas para o cumprimento da obrigação de comunicação das faturas à Autoridade Tributária, pelo que deve escolher a mais cómoda para si.
Recomendamos vivamente a opção por uma das formas automáticas de comunicação - comunicação dos documentos em tempo real ou envio mensal automático do ficheiro SAF-T de faturação, por não depender de intervenção manual, evitando-se assim esquecimentos ou desrespeito pelo prazo de comunicação estipulado.
De realçar, por último, que pode alterar a forma de comunicação das faturas no decurso do ano.