O Cegid Cloudware POS permite a comunicação dos elementos das faturas à Autoridade Tributária por uma das seguintes formas:
- Comunicação dos documentos em tempo real;
- Envio mensal automático do ficheiro SAF-T de faturação;
- Exportação e envio mensal manual do ficheiro SAF-T de faturação.
De relembrar que a comunicação das faturas deve ser efetuada até ao dia 12 do mês seguinte ao da emissão da fatura, de acordo com o n.º 2 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, alterado pela Lei n.º 119/2019, de 18 de setembro.
Caso opte pela comunicação das faturas e outros documentos de faturação em tempo real à Autoridade Tributária, o Cegid Cloudware POS comunica cada documento de imediato, após a sua emissão e impressão.
Para que esta comunicação dos documentos possa ser realizada em tempo real, deve começar por criar um utilizador no Portal das Finanças, com as permissões necessárias à comunicação de documentos.
1. Criar utilizador no Portal das Finanças
Aceda ao Portal das Finanças e clique em Iniciar Sessão. Insira o NIF da empresa e a respetiva senha de acesso. Para concluir, clique em Autenticar.
No campo de pesquisa, coloque Gestão de Utilizadores e inicie a pesquisa. Em alternativa, clique aqui.
Aberta a página de resultados da pesquisa, na linha da Gestão de Utilizadores, clique em Aceder.
Na página de Gestão de Utilizadores, clique em Criar um Novo Utilizador.
Comece por preencher o nome do utilizador e definir a senha de acesso.
Caso pretenda permitir que o utilizador possa realizar operações através do telefone, como por exemplo a comunicação de documentos de transporte, ativa a opção Permitir Acesso Telefónico e defina o Código de Acesso Telefónico.
Pode igualmente associar o contacto de e-mail do utilizador.
Na lista de operações autorizadas, no final da página, selecione:
- WDT - Comunicação de dados de Documentos de Transporte, caso pretenda que o utilizador tenha acesso às tarefas de comunicação das Guias de Transporte; e/ou
WFA - Comunicação de dados de faturas, caso pretenda que o utilizador tenha acesso às tarefas de comunicação das faturas e demais documentos de faturação.
Para concluir, clique em Submeter.
É criado um utilizador, que assume a forma [NIFdaEmpresa]/[NúmerodeOrdemdoUtilizador], como no exemplo, 508767776/1.
2. Configurar o utilizador no Cegid Cloudware POS
De seguida, deve configurar o utilizador no Cegid Cloudware POS, seguindo a opção de menu Gestão > Autoridade Tributária > Configuração.
Aberta a página, clique em Configurar.
Preencha o utilizador e a senha de acesso que definiu no Portal das Finanças. Para concluir, clique em Gravar.
Por último, no separador Comunicação em Tempo Real, ative a opção Faturação.
O Cegid Cloudware POS passa a comunicar à Autoridade Tributária os seus documentos de faturação em tempo real, ficando imediatamente disponíveis para consulta no Portal e-fatura, evitando assim a necessidade de envio do ficheiro SAF-T mensalmente.
Pode igualmente ativar a opção Transportes, de forma a comunicar à Autoridade Tributária os documentos de transporte em tempo real, imprimindo o código gerado no documento emitido.
Ao ativar a opção de comunicação em tempo real da faturação, são automaticamente enviadas todas as faturas do mês corrente que já tenham sido emitidas.
Cláudio Miguel Carneiro
Equipa Cloudware