Nos cenários de mudança para o Cegid Cloudware POS, e de forma a facilitar a migração dos clientes do software anterior, desenvolvemos uma funcionalidade de importação dos clientes através de um ficheiro .CSV ou do ficheiro SAF-T de faturação no formato .XML. Veja como abaixo.
Importação a partir de ficheiro .CSV
1. Deve começar por exportar o ficheiro com os dados dos clientes do seu software anterior
A grande maioria dos softwares permite a exportação dos dados dos clientes; caso não encontre a opção no seu software anterior, contacte o suporte ao cliente.
Deve igualmente verificar que o ficheiro está no formato .CSV.
Para gravar um ficheiro em formato .CSV, deve seguir os passos abaixo.
1. Abra o ficheiro;
2. Selecione a opção de menu Ficheiro > Guardar Como;
3. No campo Tipo de Ficheiro, escolha a opção .CSV (.csv);
4. Clique em Guardar.
2. Abra o ficheiro .CSV e organize as colunas pela ordem abaixo indicada
Nome | NIF | Morada | Código Postal | Localidade | País | Telefone | Telemóvel | E-Mail | Website | Retenção IRS | Fatura Electrónica (se pretende enviar as faturas por email) | Referência Externa (impresso nos documentos, com os dados do cliente) | Observações (apenas para uso interno).
Está disponível um Ficheiro Exemplo na opção de menu Configuração > Migração de Dados > Clientes > Download Ficheiro Exemplo.
Organizadas as colunas do ficheiro, grave o ficheiro .CSV.
Deve preencher o nome de todos os clientes.
Caso pretenda indicar o País de origem dos clientes, deve associar a sigla e não o nome completo do país. Por exemplo, para Portugal deves colocar PT. Consulte a lista completa, clicando aqui.
3. Importar o ficheiro .CSV para o Cegid Cloudware POS
Para importar o ficheiro .CSV com os clientes para o Cegid Cloudware POS deve aceder à opção de menu Configuração > Migração de Dados > Clientes > Importar.
Selecione o ficheiro .CSV e inicie a importação.
Em poucos segundos, o Cegid Cloudware POS processa o ficheiro e encaminha-te para um novo ecrã, onde pode verificar os clientes com erro, organizar a informação e adicionar / remover dados por cliente.
O botão Alterar Estrutura permite a organização das colunas do ficheiro, no caso destas não estarem na ordenação acima indicada.
Caso as colunas sejam diferentes (em menor número ou em posições diferentes), pode atribuir o campo à coluna correta.
Esta opção está apenas disponível para a importação de ficheiros .CSV.
Para concluir, basta clicar em Gravar.
Caso tenha necessidade de alterar individualmente os dados dos clientes, pode clicar na linha do cliente e editar os campos necessários.
Esta é uma opção bastante útil, sendo que pode utilizar o campo Pesquisar para localizar mais facilmente os clientes.
A pesquisa de clientes funciona para qualquer campo da ficha do cliente, pelo que pode pesquisar pelo nome, NIF, código postal ou localidade.
Para concluir, basta clicar em Gravar.
No quadro Resumo, à direita no ecrã, é indicado o número de registos que integram o ficheiro .CSV, o número de novos registos ou de registos que serão atualizados (caso já tenham sido previamente importados), o número de registos válidos e, caso existam, o número de registos inválidos.
Para consultar os registos inválidos, basta clicar no número de registos inválidos, no quadro Resumo, sendo aplicado um filtro que mostra apenas os registos inválidos na lista. Para corrigir, basta clicar na linha do cliente inválido e preencher / corrigir os campos em falta / errados.
Para concluir a importação, deve clicar em Importar.
A partir deste momento, o Cegid Cloudware POS dá início à importação dos clientes, que poderá ser mais ou menos demorada, considerando a dimensão do ficheiro e o número de clientes a importar.
Caso pretenda continuar o trabalho no Cegid Cloudware POS, pode abandonar a página, pois o processo de importação fica a trabalhar em background.
No final do processo de importação, o Cegid Cloudware POS apresenta um resumo da operação.
Importação a partir do ficheiro SAF-T de faturação .XML
1. Deve começar por exportar o ficheiro SAF-T de faturação do seu software anterior
O ficheiro SAF-T de faturação deve ser completo e ter a maior abrangência temporal possível (por exemplo, de 1 de janeiro a 31 de dezembro). Pode, em alternativa, importar vários ficheiros SAF-T de faturação.
O ficheiro SAF-T de faturação mensal apenas inclui a lista de clientes que foram faturados naquele período; por isto se justifica a importância de exportação de ficheiro SAF-T com maior abrangência temporal ou, em alternativa, importar vários ficheiros SAF-T relativos a diferentes períodos.
2. Importar o ficheiro .XML para o Cegid Cloudware POS
Para importar o ficheiro SAF-T de faturação (.XML) com os clientes para o Cegid Cloudware POS deve aceder à opção de menu Configuração > Migração de Dados > Clientes > Importar.
Seleciona o ficheiro SAF-T de faturação (.XML) e inicia a importação.
Em poucos segundos, o Cegid Cloudware POS processa o ficheiro e encaminha-o para um novo ecrã, onde pode verificar os clientes com erro e corrigir os campos por cliente.
Caso tenha necessidade de alterar individualmente os dados dos clientes, pode clicar na linha do cliente e editar os campos necessários.
Esta é uma opção bastante útil, sendo que pode utilizar o campo Pesquisar para localizar mais facilmente os clientes.
A pesquisa de clientes funciona para qualquer campo da ficha do cliente, pelo que pode pesquisar pelo nome, NIF, código postal ou localidade.
Para concluir, basta clicar em Gravar.
Feita a revisão aos clientes a importar, para concluir a importação, deve clicar em Importar.
A partir deste momento, o Cegid Cloudware POS dá início à importação dos clientes, que poderá ser mais ou menos demorada, considerando a dimensão do ficheiro e o número de produtos a importar.
Caso pretenda continuar o trabalho no Cegid Cloudware POS, pode abandonar a página, pois o processo de importação fica a trabalhar em background.
No final do processo de importação, o Cegid Cloudware POS apresenta um resumo da operação.
Cláudio Miguel Carneiro
Equipa Cloudware