Nos cenários de mudança para o Cegid Cloudware POS, e de forma a facilitar a migração dos stocks do software anterior, desenvolvemos uma funcionalidade de importação dos stocks através de um ficheiro .CSV (Excel). Basta seguir os passos abaixo.
1. Deve começar por exportar o ficheiro com os dados dos stocks do seu programa anterior
A grande maioria dos softwares permite a exportação dos dados dos stocks. Caso não encontre a opção no programa anterior, contacte o suporte ao cliente.
Deve igualmente verificar que o ficheiro está no formato .CSV.
Para gravar um ficheiro em formato .CSV, deve seguir os passos abaixo.
1. Abra o ficheiro;
2. Selecione a opção de menu Ficheiro > Guardar Como;
3. No campo Tipo de Ficheiro, escolha a opção .CSV (.csv);
4. Clique em Guardar.
2. Abra o ficheiro .CSV e organize as colunas pela ordem abaixo indicada
Referência | Quantidade | Loja | Operação (Adicionar ou Atualizar)
Está disponível um Ficheiro Exemplo na opção de menu Configuração > Migração de Dados > Stocks > Download Ficheiro Exemplo.
Verifique se todos os produtos têm uma Referência associada, que deverá ser única para cada produto. Caso pretenda importar um outro ficheiro .CSV, para acrescentar ou atualizar os produtos e respetivos stocks, o Cegid Cloudware POS irá validar a existência dos produtos considerando a sua Referência. Esta é a única forma de não gerar produtos duplicados.
No campo Loja deve ser preenchido o nome atribuído à loja no Cegid Cloudware POS. Por defeito, o nome atribuído é Loja principal, mas se o tiver alterado, sugerimos que confirme o nome, seguindo a opção de menu do Backoffice Configuração > Definições > Lojas e Caixas.
A operação Adicionar incrementa a quantidade definida no ficheiro à quantidade em stock no Cegid Cloudware POS. A operação Atualizar corrige o stock no Cegid Cloudware POS com a quantidade definida no ficheiro.
Organizadas as colunas do ficheiro e validadas as quantidades de stock, grave o ficheiro .CSV.
3. Importar o ficheiro .CSV para o Cegid Cloudware POS
Para importar o ficheiro .CSV com os stocks para o Cegid Cloudware POS, deve aceder à opção de menu Configuração > Migração de Dados > Stocks > Importar.
Selecione o ficheiro .CSV e clique em Iniciar Importação.
Em poucos segundos, o Cegid Cloudware POS processa o ficheiro e encaminha-o para um novo ecrã, onde pode verificar os stocks com erro, organizar a informação e adicionar / remover dados por referência.
O botão Alterar Estrutura permite a organização das colunas do ficheiro, no caso destas não estarem na ordenação acima indicada.
Caso as colunas sejam diferentes (em menor número ou em posições diferentes), pode atribuir o campo à coluna correta.
Esta opção está apenas disponível para a importação de ficheiros .CSV.
Para concluir, basta clicar em Gravar.
Caso tenha necessidade de alterar individualmente os stocks dos produtos, pode clicar na linha do produto e editar os campos necessários.
Esta é uma opção bastante útil, sendo que pode utilizar o campo Pesquisar para localizar mais facilmente os produtos.
Deve realizar a pesquisa dos produtos pela sua referência.
Para concluir, basta clicar em Gravar.
No quadro Resumo, à direita no ecrã, é indicado o número de registos que integram o ficheiro .CSV, o número de registos listados e o número de registos que serão atualizados, o número de registos válidos e, caso existam, o número de registos inválidos.
Para consultar os registos inválidos, basta clicar no número de registos inválidos, no quadro Resumo, sendo aplicado um filtro que mostra apenas os registos inválidos na lista. Para corrigir, basta clicar na linha do produto inválido e preencher / corrigir os campos em falta / errados.
Para concluir a importação, deve clicar em Importar.
A partir deste momento, o Cegid Cloudware POS dá início à importação / atualização dos stocks, que poderá ser mais ou menos demorada, considerando a dimensão do ficheiro e o número de produtos a importar / atualizar.
Caso pretenda continuar o trabalho no Cegid Cloudware POS, pode abandonar a página, pois o processo de importação fica a trabalhar em background.
No final do processo de importação, o Cegid Cloudware POS apresenta um resumo da operação.
Cláudio Miguel Carneiro
Equipa Cloudware